Conoce cuál es el impacto del cumplimiento normativo en los procesos corporativos. Además, descubre cómo debe ser el abordaje de este aspecto desde la tecnología.
¿Existe algún sector de la organización en el que la tecnología no esté presente? La respuesta es: no. La transformación digital se ha convertido en un eje estratégico y de supervivencia del modelo de negocio corporativo. Por eso, la incorporación de soluciones tecnológicas no solo ha alterado la forma de operar de las compañías, sino también la manera que agregan valor a clientes internos y externos.
En los últimos 5 años, en México y a nivel global, la complejidad del ámbito empresarial y regulatorio ha aumentado de forma dramática. En este artículo compartimos cuáles son los desafíos corporativos y por qué la automatización es una pieza clave para el cumplimiento normativo. A la vez, profundizamos sobre el caso puntual de la normativa mexicana.
El protagonismo del cumplimiento normativo en la operatividad de las corporaciones
Las compañías de todo el mundo y, en especial, las mexicanas, afrontan un rápido crecimiento y cambios de alcance en las regulaciones. Como así también en los requerimientos de los stakeholders, que las obliga a respaldar los objetivos de desempeño, incrementar el valor y proteger la marca. Pero, ¿por qué tiene tanto impacto un cambio normativo? Porque:
- afecta a la operación,
- impone tiempos o plazos de ejecución,
- los cambios en tiempos limitados, en la mayoría de los casos implica sanciones, que pueden generar impacto en el core del negocio.
Los cambios regulatorios son la principal amenaza percibida por el 63% de los más de mil tomadores de decisiones consultados.
Fuente: Perspectivas de la alta dirección en México 2020
Sin irnos tan lejos en el tiempo, en México la Reforma Fiscal de 2022 generó un fuerte impacto en los procesos corporativos, poniendo a la integridad fiscal en el centro de los esfuerzos. En concreto, no solo repercutió en las áreas fiscales, sino en el modelo de datos que es necesario construir, la información que debe estar disponible o la que debemos resguardar. A la vez, generó modificaciones en los procesos operativos de obtención de datos de los clientes, incorporación de validaciones de datos, etc. Todo eso con fechas límites para el cumplimiento.
La tecnología, el nexo entre entes de control y contribuyentes
En México, la contabilidad electrónica y la emisión de comprobantes fiscales digitales es una realidad desde hace ya casi una década.
Por eso, la tecnología es clave en la relación entre las autoridades y los contribuyentes. En la actualidad, las autoridades fiscales poseen y están perfeccionando sistemas electrónicos para fiscalizar el cumplimiento del pago de contribuciones. Por su parte, las empresas necesitan validar y garantizar que los ingresos y deducciones que reportan a la autoridad están soportados con comprobantes fiscales digitales vigentes.
Entonces, para garantizar el cumplimiento normativo, ya no es suficiente basarse en soluciones de Facturación y Contabilidad electrónica. Ahora es preciso un abordaje integral con plataformas que den apoyo y soporte a toda la organización.
Una forma de realizar esta acción es a través de la implementación de un Enterprise Content Management como Coldview ECM. Esta herramienta permite almacenar, acceder y gestionar grandes volúmenes de información dentro de una organización. De esta forma, asegura el acceso a los contenidos de forma práctica, rápida y, sobre todo, segura. A la vez que garantiza un manejo acorde a las necesidades y a los nuevos requisitos de cumplimiento, al ayudar a:
En este contexto, esta herramienta se convierte en una pieza clave para lograr el cumplimiento de normas, leyes, resoluciones o certificaciones más allá del proceso o negocio. Así, es posible prever de manera temprana y proteger a la empresa de sanciones por “incumplimiento”.
Desafíos del cumplimiento normativo en torno a la conciliación fiscal
En el marco del cumplimiento normativo hay un reto en particular que enfrentan las organizaciones que manejan altos volúmenes de facturación: la conciliación fiscal.
La conciliación fiscal es un proceso clave que permite verificar que la información contable y fiscal de una empresa sea coherente y coincida con la presentada ante las autoridades fiscales. En otras palabras, es la revisión de los registros contables de la compañía con el fin de asegurarse de que la información utilizada para calcular los impuestos sea correcta y esté completa.
1. Eliminar diferencias en los reportes de facturación para disminuir la carga impositiva
Con altos volúmenes nos referimos a la cantidad de comprobantes y/o al monto de facturación en términos monetarios. Ya que en caso de reportar diferencias puede incrementar la carga impositiva.
2. Hacer más simple el proceso de conciliación
En México, las múltiples fuentes de información y la gran cantidad de comprobantes a validar y conciliar de forma manual hace que el proceso de conciliación sea muy complejo e intensivo. Además, en el proceso de facturación participan los PACs (proveedores autorizados de certificación) como intermediaros en el proceso de reporte de los comprobantes emitidos a la autoridad.
3. Obtener visibilidad de las operaciones comerciales que han generado las declaraciones impositivas
Si bien las grandes corporaciones cuentan con un ERP donde centralizan la contabilidad financiera y de gestión, la mayoría de las organizaciones segregan las tareas contables de los procesos de cuentas por pagar o cobrar. A la vez, las declaraciones impositivas están a cargo del área de impuestos que, ante una observación de la autoridad, no tienen acceso a las operaciones comerciales que originaron esos gravámenes.
Conciliación fiscal y la tecnología que garantiza el cumplimiento normativo
Estos retos que deben enfrentar las corporaciones en torno a la conciliación fiscal requieren de soluciones tecnológicas específicas, como es el caso de la Plataforma de Conciliación Coldview. Gracias a esta solución puedes automatizar la conciliación y contrastación de la información fiscal con la informada al SAT, garantizando el cumplimiento.
Dentro de sus funciones principales podemos detallar:
- Automatizar la carga de registros contables y su contrastación con la información del SAT.
- Identificar todas las transacciones relacionadas de acuerdo a las disposiciones fiscales.
- Detectar posibles errores o discrepancias en los registros de la empresa y evitar problemas con las autoridades fiscales, como multas o sanciones.
- Encontrar áreas en las que pueden reducir costos y maximizar deducciones fiscales.
- Garantizar que la información está completa y es consistente mediante la conciliación y contraste de los CFDIs que tiene disponibles el contribuyente con los informados al SAT. Ya sea en carácter de Emisor como Receptor.
- Visualizar los procesos de conciliación en curso y terminados, permitiendo ordenar y filtrar los mismos para mayor conveniencia.
De esta manera, los usuarios pueden:
- tomar acciones sobre las diferencias encontradas que lleven a la conciliación,
- generar reportes sobre las diferencias,
- cancelar CFDIs,
- descargar los comprobantes de las operaciones afectadas, entre otros.
Cómo debe ser el abordaje del cumplimiento normativo desde la tecnología
Para realizar un abordaje adecuado, el modelo operativo de las empresas necesitará desarrollar nuevas capacidades para adaptarse a la digitalización de manera eficiente. A la vez, será preciso acompañar a las áreas de cumplimiento normativo en el desarrollo de una cultura sólida basada en la innovación y transformación digital.
Cuando hablamos de un sistema que se ocupará de administrar y gestionar el activo más importante de nuestra organización, debemos ser mucho más cuidadosos a la hora de tomar la decisión.
Para asegurar el cumplimiento normativo en los múltiples procesos de negocios, unidades organizacionales y geografías, las empresas deben tener un enfoque coordinado. Esto implica elegir un proveedor que ofrezca soluciones integrables, asesoramiento profesional y una actualización permanente que garantice el cumplimiento normativo.
Coldview ofrece soluciones específicas de Facturación Electrónica y una plataforma de Conciliación Fiscal, integradas con una herramienta ECM.
Por ejemplo, Coldview ECM es una solución que ya tiene más de 30 años en el mercado, habiendo nacido para industria bancaria y financiera, no solo es una plataforma madura, sino muy robusta en término de seguridad de la información.
Su implementación se realiza en un plazo de entre 45 a 60 días, gracias a que Coldview implementa sus propias soluciones con su propio equipo de profesionales. Por lo cual se resuelve todo el proceso dentro del mismo equipo, ahorrando tiempo y dinero. Además, ofrece escalabilidad, ya que es una plataforma que permite sumar módulos a futuro para potenciar el alcance, y acompañar el crecimiento y los desafíos de las organizaciones.
Desde Coldview podemos ayudarte a garantizar el cumplimiento normativo con soluciones a medida y de forma ágil. Ponte en contacto.
