Mujer alzando las manos mientras no entiende cómo realizar la conciliación fiscal

¿Conciliación fiscal manual o automática? Descubre cuál elegir, qué debes tener en cuenta al elegir una solución y qué beneficios tiene la automatización.

La conciliación fiscal es un proceso que tiene como objetivo verificar que la información financiera y fiscal de una empresa sea coherente y coincida con la presentada ante las autoridades fiscales. De este modo, los impuestos se calculan con base en información correcta y esté completa, evitando sanciones de los organismos de control.

La conciliación fiscal es una herramienta que, además de permitir el cumplimiento fiscal, puede ser de mucha utilidad para un buen funcionamiento de la organización. Aquí te damos toda la información para saber si, de acuerdo a las características de tu organización, debes optar por la conciliación manual o automática.  

¿Qué es y para qué sirve la conciliación fiscal?       

La conciliación fiscal es un proceso que tiene como objetivo verificar que la información financiera y fiscal de una empresa sea coherente y coincida con la presentada ante las autoridades fiscales. Es decir, se trata de una revisión de los registros contables de la empresa para asegurarse de que la información que se utiliza para calcular los impuestos sea correcta y esté completa.

Esta herramienta sirve para:

  • Identificar todas las partidas que deben sumarse o restarse de acuerdo a las disposiciones fiscales.
  • Detectar posibles errores o discrepancias en los registros contables y fiscales de la empresa y evitar problemas con las autoridades fiscales, como multas o sanciones.
  • Detectar áreas en las que pueden reducir costos y maximizar deducciones fiscales.

¿Quiénes deben presentarla?

Deben presentarla todos los contribuyentes de impuestos, personas morales, también denominadas personas jurídicas colectivas, y aquellos voluntarios u obligados que llevan la contabilidad dentro de una organización o empresa.

Conciliación fiscal manual vs. automática

El proceso de conciliación dispone de dos modalidades: automático o manual. Ambas tienen en cuenta las necesidades de tu organización, el modelo de operación de cada país y, en el caso de México, sí hay o no proveedores autorizados (PAC) involucrados.

La conciliación fiscal puede realizarse de forma manual mediante hojas de cálculo o bien de modo automático mediante el uso de un software especializado. Un factor esencial que influye en la elección es el tamaño de la empresa.

Por ejemplo, en una pyme, es probable que una sola persona pueda ejecutar todo el proceso contable con un programa de contabilidad. En ese caso, la conciliación de cuentas se puede hacer de forma manual sobre los extractos. 

Sin embargo, cuando el volumen de factura excede en promedio las 1000 facturas por mes, la hoja de cálculo se convierte en un método inviable.

Por eso en el caso de las grandes empresas la conciliación automática es la mejor opción. Ya que el proceso contable se complejiza al intervenir múltiples colaboradores y, en muchos casos, se trabaja sobre información de varias sucursales. 

  • Características de la conciliación fiscal manual

      • La carga de datos es manual, por lo que es un proceso más propenso a errores humanos.
      • Requiere que los colaboradores a cargo tengan un alto nivel de conocimiento en materia fiscal y contable.
      • Para su desarrollo requiere de más recursos, sobre todo de horas hombre.
  • Características de la conciliación fiscal automática

      • Se utiliza una herramienta tecnológica especializada.
      • El software identifica con precisión y de forma automática las discrepancias entre los registros contables y fiscales.
      • Mayor rapidez en los tiempos de ejecución de la conciliación, lo que redunda en un ahorro de costes administrativos.
      • Soporta alto volumen de transacciones.

Cómo elegir la herramienta adecuada para automatizar la conciliación fiscal

Elegir la herramienta adecuada es una decisión importante. Si tienes en cuenta estos aspectos tendrán éxito en tu elección.

  • Funcionalidad: La herramienta debe tener todas las funcionalidades necesarias para automatizar la conciliación fiscal, como la capacidad de importar datos de sistemas contables y fiscales. 

    Por supuesto, es indispensable que tenga la capacidad de detectar discrepancias de forma automática, generar informes de conciliación, etc.

  • Compatibilidad e Integración: La herramienta debe ser compatible con los sistemas contables y fiscales utilizados por la empresa. 

    Por ejemplo, el Portal de Conciliación de Coldview puede ser usado por empresas que implementaron Coldview Facturación Electrónica o Repositorio fiscal Inteligente, como así también integrarse al ERP u otros sistemas de la organización.

  • Personalización: La herramienta debe permitir la personalización de los informes y de los procesos de conciliación para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Para de este modo convertirse en una herramienta clave para garantizar el cumplimiento.

  • Soporte y capacitación: Es indispensable que software cuente con soporte profesional que permita optimizar su uso. Un servicio de este tipo hace posible la ejecución del desarrollo, la implementación de las piezas de software y garantiza la puesta en producción del proyecto.

  • Costo: Algo no menor es el tema de los costos de la herramienta. Una forma de reducir costos es contar con un proveedor que ofrezca un servicio punta a punta. Ya que la intervención de varios proveedores encarece el precio de la solución.

    En el caso de México, si hay un PAC involucrado en el proceso de emisión del CFDI, es una gran ventaja que a su vez ofrezca el servicio de Conciliación Fiscal. De este modo, se cuenta con un canal más directo con el SAT para la consulta de los comprobantes.

Automatizar para garantizar el cumplimiento

La conciliación fiscal automatizada permite evitar discrepancias entre los registros y de este modo se previene el incumplimiento.

Además, a través de la plataforma Coldview, puedes:

  • Cargar los registros contables, por un lado, y contrastar la información con el SAT.
  • Conciliar de forma automática la información de la empresa y la reportada a la autoridad. 
  • Parametrizar la operación, dependiendo del proceso de negocio, para establecer la frecuencia y períodos de ejecución (diaria, semanal, mensual, o por día del mes).

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