Cumplimiento regulatorio a través de un ECM

¿Sabías que un ECM puede ayudarte a optimizar el cumplimiento regulatorio de tu empresa? Conoce qué debes tener en cuenta y cómo llevarlo a cabo. 

El compliance o cumplimiento regulatorio de la empresa es un enfoque coordinado para ampliar el cumplimiento en los múltiples procesos de negocios, unidades organizacionales y geografías. Sí bien en sus principios es un concepto que se comenzó a aplicarse en empresas del sector financiero. Sin embargo, el cumplimiento Normativo, Fiscal y Regulatorio en las organizaciones gana cada día más relevancia y atención corporativa. 

El concepto de “cumplimiento” tiene que ver con ajustarse a una norma, ley, resolución o certificación más allá del proceso o negocio. Para ellos es fundamental crear Estrategias de Cumplimiento para detectar riesgos de manera temprana y proteger las empresas de las sanciones que puedan estar asociadas a este “incumplimiento”.

¿Qué deben considerar las organizaciones al implementar una Estrategia de Cumplimiento Regulatorio?       

  • Modelo de Negocio: es necesario establecer un inventario de los distintos procesos y unidades de negocio que conforman la organización.

  • Marco Regulatorio: de igual manera se debe contar con un mapeo detallado de las regulaciones y normas aplicables al inventario del Modelo de Negocio.

  • Priorizar: definir las unidades o procesos clave, es decir, aquellos más susceptibles a incurrir en riesgos de incumplimiento o con un impacto más significativo para la organización.

  • Comunicación y mejora continua: informar de forma constante a la alta dirección sobre el estado de cumplimiento y modificaciones al marco regulatorio, con el objetivo de facilitar la toma de decisiones.

Implementación de Soluciones tecnológicas para el cumplimiento regulatorio continuo

En las empresas bien administradas prevalece una preocupación real respecto al nivel de cumplimiento de sus procesos de negocio y el marco que los regula. Pero para poder llevar a cabo esta estrategia es preciso establecer una sinergía entre las personas, los procesos y la tecnología.

La implementación de soluciones de Content Management como Coldview ECM permiten la optimización de las Estrategias de cumplimiento. Ya que garantizan la disponibilidad de información para cada persona de la organización de forma oportuna. A la vez que integran todos los documentos en una única plataforma que reconoce, indexa y administra de forma automática más de 200 formatos de archivos digitales. 

Características fundamentales de Content Management para cumplimiento regulatorio

Para garantizar el cumplimiento normativo el software de Content Management debe cumplir con al menos estas características:

  • Repositorio unificado para la disponibilidad de la información.

  • Actualizar el sistema respecto a limitaciones, legislación y condiciones del uso y explotación de la información. Por ejemplo, con la gestión automática del Ciclo de Vida (ILM) que permite que la retención de la información se realice de acuerdo a las políticas internas y regulaciones vigentes.

  • Tableros de control para visualizar de forma gráfica el nivel de cumplimiento con filtros de zona geográfica, proceso o de la propia documentación. Estableciendo plazos de vigencia o vencimientos y alertas de acuerdo a reglas de negocio.

  • Flujos de aprobación de la información a ser recibida, resguardada o emitida para entrega ante entidades oficiales.

  • Integración con sistemas oficiales para envío automático de reportes o validaciones de documentos emitidos o recibidos por proveedores.

  • Garantizar el acceso externo a la información y por diferentes canales a colaboradores, proveedores y clientes. Por ejemplo, con soporte para integración con los Portales existentes, Portal web para uso interno de la compañía y otro para los proveedores.

En conclusión,

El cumplimiento regulatorio evita pérdidas por multas, sanciones o demandas de clientes que suelen ser razones de peso para la implementación de este tipo de soluciones. Por, sobre todo, las organizaciones que tienen buenas prácticas y garantizan el compliance afianzan su posicionamiento. Obteniendo beneficios como:

  • Mantener e incrementar la reputación de la empresa.
  • Posicionarse como marca empleadora y atraer Directivos de calidad.
  • Lealtad de empleados y clientes.
  • Ahorro por la no imposición de multas y sanciones.
  • Ahorros operativos por incurrir en esfuerzos de auditorías o litigios.

Te invitamos a continuar leyendo sobre la reforma de Outsourcing y la creación del REPSE como parte del cumplimiento regulatorio que tienen todas las empresas en México. Para acompañarte en este proceso hemos creado la solución que necesitas para cumplimentar con el Desafío REPSE

Ponte en contacto y te contaremos cómo lo haremos. 

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