Ana María Cuello, Country Manager de Coldview en México, nos representó en América Digital 2023 a través de la charla “Transformación digital, ¿la clave para garantizar el cumplimiento normativo y la integridad fiscal?”. Un encuentro que puso especial foco en la adaptación de las organizaciones al cambio normativo como clave del compliance.
Los días 21 y 22 de junio en la Ciudad de México se desarrolló el 8° Congreso tecnología y negocios América Digital 2023. En este contexto, Ana María Cuello compartió la experiencia de Coldview sobre por qué es importante posicionar la estrategia de transformación digital, como eje estratégico y de supervivencia del modelo de negocio corporativo. A la vez que abordó por qué las organizaciones requieren una rápida adaptación frente a la complejidad del ámbito empresarial y los cambios regulatorios constantes.
A continuación compartimos contigo algunos conceptos claves, extraídos de su disertación, sobre el cambio normativo, cómo impacta la transformación digital en el compliance y cuáles son los aspectos a considerar para elegir una solución adecuada.
Cambios normativos, los principales factores que debe cuidar la empresa
Ante los cambios regulatorios y la posible revisión por parte de los entes de aplicación y control, los principales factores que las organizaciones priorizan son:
- el gobierno corporativo,
- la reputación,
- la protección del consumidor (con el auge de las regulaciones sobre la protección de datos personales),
- la prevención del fraude,
- la transparencia de la información,
- los reportes a presentar, entre otros.
Bajo este escenario, la gestión de riesgos, el cumplimiento regulatorio y la reducción de costos se mantienen como el enfoque primordial de las organizaciones donde la normatividad adquiere un carácter transversal.
Desafíos que representa el cambio normativo para las empresas
En México y a nivel global, la complejidad del ámbito empresarial y los cambios normativos constantes requiere una rápida adaptación por parte de las organizaciones. Un cambio regulatorio impacta de forma directa en la operación de la organización, en distintos procesos de negocio, en los sistemas que permiten operar esos procesos y en la forma que se llevan a cabo tareas del día a día. En este marco, la transformación digital se ha convertido en un eje estratégico y de supervivencia del modelo de negocio corporativo.
Pero, ¿a qué se debe este profundo impacto del cambio normativo? Podemos decir que este impacto se da porque:
- afecta a la operación,
- impone tiempos o plazos de ejecución,
- genera cambios en tiempos limitados, implicando sanciones en la mayoría de los casos, que pueden repercutir en el core del negocio.
El cambio normativo y la estrategia de transformación digital
El cambio normativo debe ser abordado de forma integral, si bien no es posible preverlo, hay distintos aspectos desde el punto de vista tecnológico que ayudan a las organizaciones a preparar una estrategia de compliance sólida.
“En este sentido, la implementación de un ECM (Enterprise Content Management) una pieza clave. Porque es una herramienta que permite almacenar, acceder y gestionar grandes volúmenes de información dentro de una organización, asegurando el acceso de forma práctica, rápida y sobre todo segura. Desde Coldview, tenemos más de 50 años de experiencia, ayudamos a las organizaciones a potenciar el valor de su información con nuestra plataforma Coldview ECM”, subraya Ana María Cuello.
En nuestra experiencia, la implementación de esta plataforma permite a las organizaciones:
- Gestionar el ciclo de vida de la información, de acuerdo al periodo de retención, con base en disposiciones internas como normativas externas.
- Potenciar la colaboración dentro de la organización, a través de la centralización y accesibilidad de la información para todos los usuarios autorizados.
- Incrementar la productividad a través de un acceso a la información práctico, rápido y seguro, ganando eficiencia gracias a la forma en que encripta y comprime la información.
- Automatizar los procesos de gestión de información trabajando en tiempo real sin importar su origen ni formato.
- Mejorar tiempos de atención mediante la clasificación de datos clave que permite obtener una visión completa sobre el cliente.
Estas características contribuyen a que la plataforma se adapte a las necesidades de las empresas, trascendiendo a la industria o proceso de negocio que debe resolver la organización. Por eso, en el caso puntual de México, permite resolver los principales desafíos normativos al día de la fecha.
Cambio normativo en México, las características más valoradas de un ECM
Hoy por hoy, en el mercado mexicano, las empresas requieren y valoran determinadas características que hacen que la plataforma ECM permita desarrollar una estrategia de compliance sólida. Entre ellas podemos mencionar:
- Repositorio unificado para la disponibilidad de la información.
- Visualización de forma gráfica del nivel de cumplimiento con filtros de zona geográfica, proceso o de la propia documentación. Estableciendo plazos de vigencia o vencimientos y alertas de acuerdo a reglas de negocio.
- Flujos de aprobación de la información a ser recibida, resguardada o emitida para entrega ante entidades oficiales.
- Integración con sistemas oficiales para envío automático de reportes o validaciones de documentos emitidos o recibidos por proveedores.
- Acceso externo a la información y por diferentes canales a colaboradores, proveedores y clientes.
“Por eso, desde Coldview, advirtiendo este desafío del mercado mexicano, hemos trabajado en el desarrollo de múltiples soluciones fiscales” destaca Ana María Cuello.
Otras soluciones fiscales que se desprenden de la base de un ECM
La conciliación fiscal es un ejemplo ilustrativo de esta problemática, se trata de un proceso clave que permite verificar que la información contable y fiscal de una empresa sea coherente y coincida con la presentada ante las autoridades fiscales. Es decir, se trata de una revisión de los registros contables de la empresa para asegurarse de que la información que se utiliza para calcular los impuestos sea correcta y esté completa.
No obstante, hay múltiples casos de cumplimiento normativo que deben solventarse desde la transformación digital, como la estrategia para responder a cambios de contexto y automatizar procesos actuales.
En la actualidad, existen múltiples procesos, ya sean de gobierno corporativo, que puede ir desde gestión de procesos de convocatorias y asambleas para grupos con múltiples razones sociales. Como así también de operación de negocio, como por ejemplo la normativa de outsourcing y REPSE donde el intercambio de información entre contratantes y contratistas es transversal a la organización. Esto se debe a que abarca: áreas fiscales, de recursos humanos, operación y cuentas por pagar. En este marco, una necesidad muy puntual que hemos identificado es la gestión de inmuebles.
Los factores de éxito en la implementación de un ECM y el cambio normativo
“Desde la experiencia de Coldview, el compliance o cumplimiento regulatorio de la empresa es un enfoque coordinado para ampliar el cumplimiento en los múltiples procesos de negocios, unidades organizacionales y geografías”, enfatiza Ana María Cuello.
Por ello, al momento de implementar el sistema de Gestión de Contenidos Empresariales, es preciso:
Los aspectos que destacan a Coldview ECM como solución
Coldview es una solución que ya tiene más de 30 años en el mercado, habiendo nacido para industria bancaria y financiera. Por lo que ofrecemos no solo una plataforma madura, sino también muy robusta en términos de seguridad de la información.
“Siendo propietarios de la plataforma, el principal diferencial es el apoyo en el desarrollo de las interfaces a los sistemas actuales y ERP para la obtención de la información que se requiere disponibilizar. Lo cual facilita la colaboración de las áreas de una organización para garantizar el cumplimiento normativo”, destaca Ana María Cuello.
Otra característica a destacar es la agilidad en la implementación, gracias a que Coldview implementa sus propias soluciones con un equipo propio de profesionales. Por lo cual se resuelve todo el proceso dentro del mismo equipo, ahorrando tiempo y dinero. Esto hace posible que la implementación de Coldview ECM se realice en un plazo aproximado de entre 45 a 60 días.
Pero por sobre todo, Coldview ofrece escalabilidad, es una plataforma modular que permite continuar incorporando distintas soluciones para potenciar el alcance, y acompañar el crecimiento y los desafíos de las organizaciones.
Como vemos, los cambios normativos deben formar parte de la estrategia de transformación digital. Solo así será posible garantizar el compliance y la integridad fiscal de las empresas.
Desde Coldview podemos acompañar este proceso a través de una solución integral. Ponte en contacto.
