Qué es un software ERM
Ahorra tiempo (y dinero) organizando los reportes de tu organización con un software ERM (Enterprise Report Management). Conoce qué es y cuáles son sus beneficios.

Un sistema de Gestión de Reportes Empresariales o software ERM (Enterprise Report Management) es una plataforma única para la gestión y el acceso a la información generada por los sistemas centrales y departamentales de una empresa. La cual organiza, segmenta e indexa los reportes cuidando la seguridad y el cumplimiento de las regulaciones.

¿Cómo ayudar a nuestros usuarios a realizar las gestiones de forma segura, simple y eficiente? La respuesta es con un software ERM (Enterprise Report Management). En este artículo te mostramos todo el potencial que tiene esta herramienta y además te contamos cómo tu organización se verá beneficiada al implementarlo.

Qué es un software ERM

¿Qué es un software ERM?

Un sistema de Gestión de Reportes Empresariales o ERM es una solución completa para la gestión y el acceso segmentado a toda la información de una organización. Es decir, recopila todos los datos generados por los sistemas centrales y departamentales de la compañía. 

En otras palabras, se trata de una plataforma centralizada que brinda la posibilidad de que cualquier usuario autorizado pueda acceder a la información que precisa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Por lo tanto se ven beneficiados clientes, proveedores y nuestro equipo de trabajo.  Ya que cada uno de ellos podrán realizar sus gestiones de forma simple, segura y eficiente.

¿Para qué sirve un software ERM?

El software ERM tiene múltiples funciones que se desarrollan en una única plataforma. Por ejemplo, con Coldview ERM – Enterprise Report Management puedes realizar estas acciones con los reportes de tu organización:

  • Organizar: Almacena, clasifica y comprime grandes volúmenes de información, de diferentes orígenes y formatos de manera automática y en tiempo real, según las reglas definidas.

  • Segmentar: Brinda acceso a la información de forma segmentada según tipo de usuario y permisos otorgados.

  • Indexar: Ordena los reportes y registros de acuerdo a un criterio común a todos ellos, para facilitar su consulta y análisis.

Qué es un software ERM

Diferencias entre un software ERM y el Reporting Empresarial

Al hablar de Gestión de Reportes Empresariales o ERM, puede surgir la confusión respecto al concepto de Reporting Empresarial. Sin embargo, no son lo mismo, ya que tienen diferentes alcances y los usuarios finales son distintos.

Por su parte, el Reporting Empresarial genera reportes estadísticos que son creados a través de herramientas de business intelligence. Donde se presentan los datos de forma comprimida y organizada, que hace que la información compleja sea fácil de digerir y comprender. Lo cual lo convierte en una herramienta de análisis que ayuda a quienes toman decisiones a hacerlo de la mejor manera.

Mientras que un sistema de Enterprise Report Management almacena en una única plataforma todos los reportes y listados. Es decir, toda la información que es generada por los sistemas centrales y departamentales de la organización. Este software muestra a los usuarios cada documento en formatos estándar o conocidos para ayudar a las personas a realizar más fácilmente su gestión.

Entonces, ¿cuál es la diferencia principal entre el software ERM y el Reporting Empresarial?. La principal diferencia es que los usuarios finales del software pueden ser miembros de la compañía, proveedores o clientes. Cada uno de ellos ingresan a la plataforma con diferentes tipos de usuarios y permisos otorgados y disponen de la información que necesitan de forma simple, segura y eficiente. Esta acción se puede realizar desde diferentes accesos como la intranet, una extranet controlada o, bien, a través de internet.

En definitiva, el ERM es una solución tecnológica que tiene un enorme impacto en la cantidad de tiempo que insume cada gestión. Donde además de optimizar este valioso recurso de la organización, se cuida la seguridad de los datos sensibles.

5 beneficios del software ERM en la Gestión de Reportes Empresariales

En términos generales, las organizaciones que implementan el software Enterprise Report Management han descubierto que mejora las relaciones con los clientes, aumenta las ventas y reduce el costo de las operaciones comerciales.

Sin embargo, existen beneficios más específicos que no podemos dejar de mencionar. Como por ejemplo:

  • Resolución en el primer llamado en atención telefónica al cliente: Por ejemplo, el representante de servicio al cliente puede acceder a facturas, resúmenes de cuentas y otros documentos en el mismo formato que lo ve el cliente en tiempo real. En consecuencia, con esta información puede orientar a quien llama en la interpretación de la información y a la vez brindarle una respuesta rápida y eficaz. En otras palabras, así se consigue una mejor experiencia de los clientes optimizando el tiempo de atención y el acceso a la información.

  • Incremento de la autogestión del cliente y/o proveedores: Por ejemplo, con sus debidos permisos clientes y/o proveedores podrán acceder las 24 horas a resúmenes, facturas, notas de crédito, entre otros documentos con solo contar con conexión a internet. En otras palabras, brinda una experiencia personalizada a cada usuario al darle un acceso privado. Mientras que disminuye la cantidad de colaboradores destinados al área de atención al cliente.

  • Mejora de los procesos: Con un ERM los reportes necesarios para realizar las gestiones son fácilmente localizables y accesibles de forma remota, haciendo los procesos más ágiles y eficientes.

    El impacto de la transformación digital en los procesos es enorme. Para graficarlo, podemos citar el caso de la digitalización de documentos en las escuelas públicas de St. Louis (Missouri, Estados Unidos). Según informó la responsable de Recursos Humanos, el cambio en los tiempos de gestión disminuyeron de tres semanas a apenas tres horas sobre un mismo proceso. Un cambio notable ¿no?

Imagina que ese tiempo que nuestros colaboradores pierden en el proceso de búsqueda, son horas que la empresa paga y que podrían invertirlas en tareas productivas. Por otra parte, la percepción negativa que puede generar en los clientes. Quienes intentan realizar una gestión y no logran hacerlo por no dar con la información adecuada.

  • Ahorro de dinero: Uno de los grandes impactos positivos de implementar un software ERM es el económico. Por ejemplo se puede:

    • Reducir los costos de infraestructura de almacenamiento de información por períodos extendidos.
    • Minimizar el uso de papel y el mantenimiento de equipos al dejar de imprimir documentos.
    • Mejorar la productividad de los empleados haciendo más ágiles sus gestiones.
  • Cumplimiento de normativas, regulaciones y políticas internas: Un software ERM asegura el cumplimiento regulatorio en almacenamiento de información crítica, gestionando el ciclo de vida de forma automática según su origen y las regulaciones vigentes. Asimismo, se logra cumplir con las políticas internas relacionadas con la gestión de reportes y el acceso a dicha información.

En conclusión, el software ERM organiza, segmenta e indexa nuestros reportes en una única plataforma impulsando la estrategia de digitalización, potenciando la seguridad y asegurando el cumplimiento de las regulaciones. En definitiva, se trata de una automatización que mejora las relaciones con los clientes, aumenta las ventas y reduce el costo de las operaciones comerciales.

Ahora envíanos un mensaje y cuéntanos ¿Cómo gestionas los reportes de tu empresa?

Si quieres conocer más sobre todo lo que puede hacer un ERM por tu empresa, ponte en contacto y te contaremos.

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