Descubre qué es la Gestión de la Información y del Conocimiento, y cómo cada una de ellas ayuda a que tu organización sea más competitiva.
La Gestión de la Información y la Gestión del Conocimiento en las organizaciones, son dos procesos que mejoran la toma de decisiones. Uno optimiza el uso de la información en pos de los objetivos de la empresa. El otro capitaliza los aprendizajes para hacer a la organización más competitiva e innovadora.
En este artículo no solo te contamos sobre qué es y cómo impacta cada una de ellas, sino también la clave para realizar estos procesos con eficiencia.
¿Es lo mismo datos, información y conocimiento?
Datos, información y conocimiento son términos que usamos con frecuencia. Por ello consideramos oportuno especificar estos conceptos antes de abordar estos procesos de Gestión.
Los datos reflejan o registran eventos ligados a una transacción y que son producto de la automatización de los procesos operativos. Una vez obtenidos, pueden ser observados y monitorizados.
La información surge como resultado de la interpretación de esos datos. A través de la relación o agrupación, se identifican patrones y tendencias.
El conocimiento es información objetiva que surge del análisis de ciertas variables. Su propósito es predecir comportamientos o dar solución a temas recurrentes. Un aprendizaje que nace de la experiencia y ofrece un nuevo entendimiento de la realidad.
Como vemos el alcance de estos conceptos se concatenan y nutren de forma mutua. Porque si la gestión de datos es adecuada se transforma en información inteligente. Es decir, la clave para una mejor toma de decisiones en las organizaciones.
Gestión de la información y Gestión del Conocimiento, dos partes de un mismo proceso
Por lo tanto la Gestión de la Información y la Gestión del Conocimiento forman parte del mismo proceso. Sin embargo, sus alcances son diferentes dentro de la empresa.
La Gestión de la Información (GI) busca optimizar la utilidad y contribución de los recursos de información en pos de alcanzar los objetivos de la organización. En este sentido, la práctica de la GI se traduce en la creación de canales y medios para transmitir y acceder a la información, así como, añadirles valor.
La Gestión del Conocimiento (GC) tiene como objetivo principal el diseño de estrategias, procesos, estructuras y sistemas que pongan en acción lo aprendido por sus miembros. Es decir, de nada sirve saber qué procedimiento funciona mejor o cómo resolver (o incluso evitar) un problema recurrente si no se transmite.
Por ello las experiencias y aprendizajes sirven para construir una base de conocimiento compartido para facilitar la ejecución del trabajo y acelerar la innovación. Por consiguiente se trata de un proceso continuo que permite obtener el máximo provecho de la información.
Fuente: Función Pública de Colombia
Por ello la GI es tan importante, porque la información es un recurso estratégico, un valor intangible esencial, y su gestión es clave en el logro de la competitividad de las organizaciones. Finalmente, el proceso termina de cumplir su función cuando se complementa con la GC.
¿Qué características debe tener un sistema de Gestión de la Información?
La GI busca garantizar la disponibilidad de información para cada persona de la organización de forma oportuna. Para lograrlo se necesitan soluciones adecuadas como las de Coldview.
Las cuales deben desarrollar las siguientes tareas:
Conservar, organizar y recuperar cualquier tipo de información
A través de un repositorio centralizado que brinda acceso a todos los documentos al instante sin importar su origen o formato. Esto es posible gracias a sus funcionalidades de almacenamiento, indexación, clasificación y compresión automática.
Garantizar el acceso externo a la información y por diferentes canales
Las organizaciones deben garantizar el acceso a la información a colaboradores, proveedores y clientes.
Por ejemplo, con soporte para integración con los Portales existentes, Portal web para uso interno de la compañía y otro para los proveedores. También con funcionalidades que permitan mantener una comunicación omnicanal con los clientes. Estas son algunas de las prestaciones de Coldview Facturación Electrónica.
Actualizar el sistema respecto a limitaciones, legislación y condiciones del uso y explotación de la información
Por ejemplo, con la gestión automática del Ciclo de Vida (ILM) que permite que la retención de la información se gestione de acuerdo a las políticas internas y regulaciones vigentes. Una de las funcionalidades disponibles en Coldview ECM.
Desarrollar sistemas modernos y flexibles de distribución selectiva de la información
Para brindar información oportuna a los usuarios adecuados es preciso gestionar y otorgar acceso distribuido a toda la información recopilada. Ya sea por los sistemas centrales como los distintos departamentos de la compañía.
Evaluar la calidad de forma continua y eliminar información que no tenga utilidad
Las soluciones Coldview resguardan la calidad de los datos almacenados, a través de la gestión automática del ciclo de vida. Un proceso que además “da luz” al Dark Data, ese conjunto de información procesada y almacenada, pero que no está aprovechada.
Gestión de la Información, un desafío posible
En conclusión, procesar los enormes volúmenes de datos que generan cada transacción es un gran reto. Pero, en la actualidad, las organizaciones cuentan con soluciones como las que ofrece Coldview que le permiten asegurar la calidad de los datos almacenados y la disponibilidad de la información según sus necesidades.
Gestionar la información de tu organización es posible, solo necesitas un equipo de expertos que te ayude a encontrar la solución adecuada. Sabemos cómo hacerlo, Escríbenos y te contaremos.
Fuentes:
- Choo, Chu Wei (2002) Information Management for the Intelligent Organization: The Art of Scanning the Environment. 3rd ed. Medford(NJ): American Society for Information Science.
- Contexto sobre Gestión de la Información en las Organizaciones. https://sites.google.com/site/gioinfo04/
- Hill, Michael W(2000), The impact of Information on Society: An examination of its nature, value and usage. London: Bowker–Saur.
- Itami, Hiroyuki (1987). Mobilizing invisible assets. Cambridge (MA): Harvard University Press.
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