3 herramientas indispensables para la gestión de datos

Una buena gestión de datos permite poner en valor el mayor activo de tu organización: la información. Conoce de qué forma lograrlo.    

La gestión de datos es el proceso que consta de recopilar, procesar, asegurar y almacenar los datos de una organización, poniéndolos a disposición para tomar decisiones estratégicas para mejorar los resultados comerciales. A la vez que garantiza que sean precisos, estén disponibles y sean accesibles. 

¿Cómo hacer que los datos estén disponibles y accesibles para las personas adecuadas? ¿Cómo esto puede influir en la agilidad de tu organización? ¿Qué herramientas pueden ayudarte a implementar una gestión de datos eficiente? Esta y muchas respuestas más en este artículo. 

La gestión de datos es el proceso que consta de recopilar, procesar, asegurar y almacenar los datos de una organización, poniéndolos a disposición para tomar decisiones estratégicas para mejorar los resultados comerciales.

A través de la combinación de las funciones antes mencionadas, se busca garantizar que los datos de los sistemas corporativos sean precisos, como así también que estén disponibles y sean accesibles.

El proceso general de gestión de datos requiere de distintos pasos. A continuación los compartimos.

Por lo general, suele alinearse con las taxonomías para garantizar que los metadatos se agreguen de manera consistente en varias fuentes. Esto se realiza a través de catálogos de datos que permiten administrar los metadatos, creando una imagen completa de dicha información, proporcionando un resumen de sus cambios, ubicaciones y calidad. Por lo que, a la vez, facilitan la búsqueda de los datos y hacen que sean más accesibles para los usuarios. 

También en esta parte del proceso se definen roles y responsabilidades para garantizar el acceso a las personas adecuadas, cuidando la confidencialidad de la información sensible.

Una gestión de datos eficaz contribuye a superar grandes desafíos que enfrentan, en especial, las grandes organización: 

• tener información fiable para tomar decisiones, 
• eliminar los silos de datos, 
• garantizar la seguridad de la información.

Si se hace una buena gestión de datos, la organización podrá obtener numerosos beneficios.

Si tu organización logra garantizar que los datos son precisos, ponerlos a disponibilidad y hacerlos accesibles, podrá obtener ventajas como:

Para gestionar los datos de tu organización de manera eficaz, la tecnología se vuelve tu principal aliada. Acá te contamos 3 soluciones tecnológicas indispensables para la gestión de datos.

Un Enterprise Content Manager (ECM) es una herramienta que organiza el contenido, automatiza los procesos y gestiona la información de tu negocio de forma rápida y eficaz. Su gran ventaja es que elimina los riesgos de incumplir las normativas vigentes, como así también las pérdidas de información.

Sirve para gestionar todo tipo de contenidos generados dentro de tu organización, tanto documentos como procesos. Por ejemplo, Coldview ECM te permite administrar de forma automática más de 200 formatos de archivos digitales.

A la vez, la plataforma cuenta con la gestión automática del Ciclo de Vida (ILM) de la información, según las políticas internas y regulaciones vigentes. Garantizando el cumplimiento. 

1. Mayor productividad al centralizar la disponibilidad de toda la información.
2. Mejorar la experiencia de los clientes (internos y externos).
3. Reducir errores y duplicación de información.
4. Mayor competitividad gracias a procesos simples, más ágiles y eficientes.
5. Garantía de cumplimiento de normativas.

Un Customer Communications Management o CCM es una plataforma que permite gestionar todas las comunicaciones de tu organización de forma omnicanal, mejorando la experiencia de usuario de tus clientes.

Coldview CCM sirve para componer, personalizar, enviar y monitorear todas las comunicaciones por canales digitales. Además, con esta plataforma puedes implementar el envío de facturas y estados de cuenta de manera automática, administrando las suscripciones y las preferencias del cliente y monitorea la actividad del usuario para conocer su interacción con las comunicaciones. 

1. Sumar más canales y que puedas gestionar la información que genera cada uno de ellos
2. Mayor calidad en la comunicación con los clientes al eliminar los errores. 
3. Mensajes personalizados gracias al registro transaccional de las acciones de los clientes. 
4. Contar con envíos históricos y reenviar documentos online que se hayan despachado, por ejemplo, en los últimos 6 meses.
5. Escalamiento horizontal, la plataforma se adapta a las necesidades de uso a medida que va creciendo la organización. 
6. Control de calidad previo al despacho a clientes individuales o por lotes a través de Coldview QAM. 

Un sistema de Gestión de Reportes Empresariales o software ERM (Enterprise Report Management) es una plataforma única para la gestión y el acceso a la información generada por los sistemas centrales y departamentales de una empresa. La cual organiza, segmenta e indexa los reportes cuidando la seguridad y el cumplimiento de las regulaciones.

Con Coldview ERM – Enterprise Report Management puedes:

• Organizar: Almacena, clasifica y comprime grandes volúmenes de información, de diferentes orígenes y formatos de manera automática y en tiempo real, según las reglas definidas.
• Segmentar: Brinda acceso a la información de forma segmentada según tipo de usuario y permisos otorgados.
• Indexar: Ordena los reportes y registros de acuerdo a un criterio común a todos ellos, para facilitar su consulta y análisis.

1. Hace más simples las gestiones: La plataforma muestra a los usuarios cada documento en formatos estándar o conocidos, facilitando su trabajo.
2. Incrementa la autogestión del cliente y/o proveedores
3. Reducción del costo de las operaciones comerciales
4. Acceso a la plataforma desde diferentes puntos como la intranet, una extranet controlada o, bien, a través de internet.

La implementación de plataformas de gestión de datos hará a tu organización más competitiva, rentable y ágil para responder a un mercado cambiante. Por eso, recuperar el valor que tiene la información como el principal activo de tu empresa es una acción estratégica. 

En Coldview trabajamos codo a codo con las organizaciones para ofrecerles las soluciones tecnológicas adecuadas para sus necesidades. No es solo una implementación, es el respaldo de un grupo de profesionales experimentados que hacen posible ofrecer un servicio end-to-end.

Es hora de recuperar el mayor activo de tu organización, estamos para hacerlo posible. Comunícate y da un salto cualitativo en la gestión de los datos de tu empresa.