Hay 5 errores en la gestión de datos que son muy habituales en las organizaciones. Verifica si estás cometiendo alguno de ellos y conoce cómo evitarlos.
Los errores más comunes que cometen las grandes empresas al gestionar sus datos son:
- Implementar la gestión de datos sin un objetivo claro
- Impulsar la digitalización de este proceso sin dar espacio al cambio cultural interno
- No analizar la información obtenida
- No cuidar la calidad de los datos
- Bases de datos aisladas
En este artículo te contamos cuáles son los desaciertos más frecuentes de las grandes empresas a la hora de implementar la Gestión de Datos. Además, te explicamos qué impacto pueden tener en tu organización y cómo evitarlos. Un artículo para reflexionar y repensar la forma de aprovechar el recurso más valioso de tu empresa: la información.
1) Implementar la Gestión de Datos sin un objetivo claro
La Gestión de Datos ha sido uno de los aspectos en los que más ha impactado la transformación digital de las organizaciones. Con el inicio de la pandemia, las empresas se enfrentaron al imperativo de contar con toda la información en línea para que sus colaboradores realicen su trabajo de manera remota, agilizar las consultas de los clientes a través de los canales de atención online, emitir resúmenes de cuentas o realizar gestiones, entre otras muchas razones.
Sin embargo, un error común es encarar esta transformación en la gestión de datos como una acción aislada y con la única motivación de que “es lo que hay que hacer».
Sabemos que es muy importante gestionar las enormes cantidades de información que provienen a diario de nuestros clientes y de los procesos internos, pero también es clave saber para qué lo hacemos.
Tener en claro cuáles son los objetivos de la organización le dará un norte a nuestra estrategia de Gestión de Datos y nos ayudará a:
- Reconocer los datos que serán más relevantes para alcanzar esas metas.
- Darle al repositorio la estructura adecuada a las necesidades de nuestra compañía.
Por ello, reflexionar sobre el propósito de esta acción es vital para aprovechar todos los beneficios que ofrece la transformación digital de la gestión de datos.
2) Digitalizar la gestión de datos sin dar espacio al cambio cultural
Otro desacierto a la hora de implementar la Gestión de Datos es no considerar el gran cambio cultural que esto requiere dentro de la empresa. Porque no podemos pedir que de un día para el otro nuestros colaboradores aprendan cómo gestionar los datos de forma correcta.
Por ello, es importante brindarle a cada miembro del equipo los conocimientos (y herramientas) para que sepa cómo recolectar, buscar y analizar los datos de forma eficiente.
¿Qué peso tendrá desarrollar esta habilidad en nuestros colaboradores? Como mencionamos anteriormente, las compañías reciben a diario grandes volúmenes de datos estructurados y no estructurados provenientes de la web, las redes sociales, las empresas de servicios a terceros, entre otros; esto es el Big Data. Por lo tanto con soluciones como las que ofrece Coldview los datos almacenados pueden categorizarse y procesarse. Entonces cuando nuestro equipo sabe cómo buscar e interpretar esa información, se aprovecha todo el potencial que el Big Data tiene para brindarle a la organización, lo que puede resumirse en: favorecer la toma de mejores decisiones y desarrollar estrategias de negocios basadas en datos reales y confiables.
Sin duda si incorporamos este cambio de forma abrupta tan sólo lograremos que nuestros colaboradores se sientan sobrecargados, sin comprender el impacto de su labor. Mientras que también perderemos tiempo (y dinero) sin ver resultados. Por ello, es muy importante darles la oportunidad de adaptarse a los nuevos procesos y sobre todo hacerlo de forma escalonada.
3) No analizar los datos obtenidos
¿Ya cuentas con una herramienta de Gestión de Datos, pero no analizas la información resultante para potenciar tu organización? Entonces estás cometiendo otro de los errores.
Analizar los datos obtenidos puede tener un profundo impacto en el desempeño de la organización, porque:
- Contribuye a tomar mejores decisiones y de forma estratégica: Basadas en datos fiables y no en la intuición, estrategia que ayudará a la compañía a ser más competitiva en su rubro. Analizando los datos podremos saber con exactitud qué productos/servicios han sido más o menos rentables.
- Brinda una oportunidad de mejora: Por ejemplo, los datos pueden ayudarnos a hacer visible la disconformidad de los clientes respecto a un producto, servicio o canal de atención. También contribuyen a detectar los procesos que podemos optimizar o incluso revelar la necesidad de un cambio en la dinámica a nivel interno.
- Ayuda a predecir lo que puede suceder: Asimismo, la información obtenida nos ayudará a tener un horizonte más claro a futuro, para dejar de actuar de forma reactiva y por fin tomar acción anticipándonos a los hechos.
La información de nuestra compañía posee un enorme potencial y analizarla hará que le saquemos todo el provecho.
4) No gestionar la calidad de los datos
¿Recopilas silos de archivos y registros, pero no realizas un control de calidad de los datos? Este es otro error habitual que suelen tener las organizaciones.
En otras palabras, si tenemos en cuenta que los datos nos permiten tomar decisiones estratégicas para la compañía, descuidar su calidad es un error que nos puede costar muy caro. En cambio, si toda la organización es consciente de la importancia de mejorar la captura, el chequeo de datos y los procesos, la calidad estará asegurada.
Para ello, podemos contar con herramientas que nos permitan gestionar este aspecto de forma automática. Como es el caso de Coldview Docs, que ayuda a generar documentos de distribución masiva para los clientes con un alto estándar de calidad y de manera automática.
5) No integrar la base de datos
Finalmente, muchas organizaciones incurren en el desacierto de estructurar y analizar datos de forma separada, desaprovechando así valiosa información.
Para desarrollar todo el potencial de los datos de nuestra compañía, la clave está en unificar la base de datos y contar con la colaboración interdepartamental. De este modo, todas las áreas cooperan para optimizar y acelerar la respuesta a los requerimientos de la gerencia, los proveedores y los clientes.
Por ello es muy importante que el software nos ofrezca una arquitectura integrada y con medidas de seguridad confiables. Por ejemplo, con Coldview ECM se puede almacenar y gestionar todos los documentos de la organización en un repositorio centralizado simple, seguro y eficiente.
En conclusión, el secreto está en alinear la Gestión de Datos con los objetivos de la organización; impulsar la transformación digital brindando espacio al cambio cultural interno; analizar y cuidar la calidad de los datos y centralizar la información.
Prestar atención a estos aspectos hará posible sacar todo el provecho a los datos que obtenemos a través de los distintos canales.
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