Automatizar la gestión documental permite ahorrar el 70% en costes indirectos de tu empresa. Aquí te mostramos los motivos para llevar a cabo esta acción.
Un software de gestión documental es un sistema que clasifica, cataloga e indexa grandes volúmenes de archivos digitales o en papel. Su evolución es el software de Enterprise Content Manager (ECM) una herramienta que organiza el contenido, automatiza los procesos y gestiona la información de un negocio de forma rápida y eficaz.
Por qué es tan importante la gestión documental en una empresa y cómo puede ayudarte la tecnología. Por qué cada vez más organizaciones con la transformación digital mejoran este aspecto vital para su supervivencia. Estas y muchas respuestas más en este artículo.
¿Qué es la gestión documental en una empresa?
La gestión documental dentro de una empresa es el conjunto de acciones y procesos destinados a recuperar, ordenar y almacenar todo tipo de archivos documentales.
Su importancia radica en que la información es el mayor activo que una compañía puede tener. Entonces, teniendo en cuenta esto y los enormes volúmenes de información que se generan a diario en las organizaciones, la gestión documental representa en sí misma un gran desafío.
Lo bueno es que, ante este contexto, la tecnología es la solución para dar tratamiento a toda la información de modo eficiente.
¿Qué es un ECM y para qué sirve?
Un Enterprise Content Manager (ECM) es una herramienta que organiza el contenido, automatiza los procesos y gestiona la información de un negocio de forma rápida y eficaz. Su gran ventaja es que elimina los riesgos de incumplir las normativas vigentes, como así también las pérdidas de información.
Como vemos, el software ECM es una evolución de la gestión documental, ya que gestiona todo tipo de contenidos generados dentro de la compañía, ya sea se trate de documentos o procesos. Por eso hemos creado Coldview ECM que te permite administrar de forma automática más de 200 formatos de archivos digitales.
A su vez, una plataforma ECM se convierte en el principal aliado a la hora de retener cada activo de información. Comprendiendo la importancia de este punto, nuestra solución cuenta con la gestión automática del Ciclo de Vida (ILM) de la información, según las políticas internas y regulaciones vigentes.
Por lo tanto, un ECM es la herramienta adecuada para automatizar la gestión documental de tu organización.
5 razones para automatizar la gestión documental en tu organización
Hemos hablado sobre la importancia que tiene para las empresas gestionar los documentos de forma adecuada.
Ahora te daremos 5 poderosas razones para automatizarla.
1. Mayor productividad
Con la automatización, tus colaboradores encontrarán la información necesaria para desempeñar sus tareas con más facilidad.
Por otra parte, esa optimización de tiempo ayudará a liberar tiempo para tareas que resultan más rentables para tu organización.
2. Menos errores
Gracias a la concentración de la información en un mismo lugar y la gestión automática del ciclo de vida, se reducen los errores.
Así es como, se evita la duplicación de información, la omisión o eliminación indebida de activos de información.
En el caso de Coldview ECM, el uso de un repositorio centralizado simple y seguro permite una gestión más eficiente de la información. A la vez que, gracias a los servicios de integración, permite consultar y obtener documentos en instantes, desde toda la organización.
3. Ahorro de tiempo y dinero
Las automatizaciones sirven para liberar a tus colaboradores de tareas repetitivas y eliminar costos operativos innecesarios.
Como mencionamos antes, el uso del tiempo de trabajo se optimizará poniéndolo al servicio de tareas más rentables para la empresa.
A la vez, estos sistemas previenen las costosas multas en caso de incumplir las normas.
También, bajarás los gastos asociados a la utilización del papel. Como compra de resmas, equipos para la impresión y costos de mantenimiento.
Por último, la digitalización de los documentos ayudará a que cada vez se maneje mayor cantidad de datos, sin ocupar espacio físico. Ahorrando el dinero destinado a la compra o renta de mayores superficies para el almacenamiento de documentos.
4. Cumplimiento normativo
Una de las grandes ventajas de implementar la automatización de la gestión documental es garantizar el compliance.
Esto es posible debido a la gestión automática del Ciclo de Vida (ILM). Con el cual se retiene cada activo de información de acuerdo a las políticas internas y regulaciones vigentes.
5. Mejora en la atención a clientes
Otra de las razones que justifica la automatización de la gestión documental es mejorar los tiempos y calidad de atención al cliente.
El rápido acceso a la información, impactará de forma positiva en la calidad y efectividad de la resolución de consultas y gestiones de los clientes. Porque gracias a un manejo óptimo de la información, podrás implementar integraciones que faciliten la autogestión, aliviando al área de atención al cliente.
Digitalizar, la clave para innovar
Luego de repasar las razones para automatizar la gestión documental de tu organización, podemos concluir que implementar una solución, como Coldview ECM, es indispensable. Ya que tiene un impacto mucho mayor que solo recuperar, ordenar y almacenar todo tipo de archivos documentales.
Al digitalizar todo el manejo de los contenidos se pueden realizar integraciones que darán experiencias más modernas a todos los usuarios. Por ejemplo, a través de la incorporación de estados de cuenta interactivos.
Entonces, representa beneficios para colaboradores, clientes y las finanzas de tu empresa. Permitiendo fidelizar a clientes y posicionar a la empresa como innovadora dentro de su sector al simplificar los procesos, haciéndolos más ágiles y eficientes.
En la actualidad, es vital gestionar los documentos de tu empresa con herramientas tecnológicas adecuadas para tu industria y necesidades. Sabemos cómo hacerlo, ponte en contacto y te acompañaremos en la transformación digital de la gestión documental de tu empresa.
